Definizione:

L’arte o la scienza che ha per fine la ricerca delle opportunità e l’utilizzo dei mezzi e delle condotte più idonee per il raggiungimento di uno scopo finale

Strategia

Per Epistema

Per Epistema:

Ricercare le migliori opportunità per il conseguimento degli obiettivi finali del cliente, analizzando le differenti identità e contesti aziendali e proponendo le metodologie più idonee

Caratteristiche, requisiti e simboli determinano una strategia

Caso Studio

Il cliente

Settore

Informatica Pubblica

Roma

Per uno dei più importanti provider nazionali di informatica pubblica, Epistema ha fornito assistenza per 6 anni nello sviluppo della nuova strategia di azione dopo l’acquisizione da parte dello Stato (in-house). L’intervento ha previsto il supporto per la definizione del piano strategico, l’impostazione del modello organizzativo per aree, degli assetti e delle strutture macro e micro-organizzative, la messa a punto delle varie regole di funzionamento per i Comitati aziendali, l’analisi e la ristrutturazione di alcuni processi aziendali “core”, lo studio dello stato del knowledge-management aziendale, la definizione del sistema di famiglie professionali, dello sviluppo organizzativo e di criteri di outsourcing efficaci.

Obiettivi

Aumentare l‘efficienza e la continuità del servizio

Risultati

90%

allineamento visione e missione strategica del Top Team

95%

funzionamento dei nuovi Comitati aziendali

dipendenti di organico stabile

250%

crescita di ulteriori prodotti e servizi informatizzati per Agenzie e cittadini

Percorso di lavoro e protocolli

Il percorso di consulenza fornito ha seguito l’andamento dell’azienda dal momento della sua acquisizione da parte dello Stato. I servizi forniti ad Agenzie pubbliche e cittadini sono rimasti prevalentemente invariati, con un aumento in qualità e quantità. In particolare sono stati adoperati solo i necessari strumenti, metodologie e sistemi che Epistema ha nel portafoglio di prodotti e servizi.

(in grassetto le Specialties utilizzate e una loro descrizione sintetica, la Metafora cui appartengono e il colore del Canale)

Allineamento Top Management, Strategia e Sistemi di Governance

All’inizio si è partiti da una Riflessione Strategica, tramite un brainstorming del Comitato Guida (AD e primi riporti), sia per la definizione della Mission aziendale e della Value proposition di medio periodo, per poi declinare i Valori-chiave di riferimento per tutta la popolazione. Contemporaneamente è stato prodotto un Interim report della situazione alla data per impostare le necessarie ipotesi di sviluppo e il sostegno delle iniziative di business/servizio pubblico, in essere e future, tramite una Business analysis ad hoc e il supporto alla realizzazione e redazione del piano strategico triennale. Per il vertice aziendale sono state poi prodotte una serie di Governance roadmaps per quanto riguardava il D.Lgs 231/2001, il Codice Etico, il Comitato Sicurezza, l’analisi dei rischi e i relativi controlli.

Modelli organizzativi, organici e processi aziendali

Durante il percorso, è stata prodotta una prima versione della macrostruttura e poi revisionati più volte una serie di Modelli e manuali organizzativi, tramite specifici template legati ai Modelli di funzionamento organizzativo e studi sul Dimensionamento organici di varie Aree e Funzioni aziendali critiche, anche dedicate a clienti pubblici specifici. Sono stati anche predisposti specifici strumenti denominati Comitati e team democratici per il funzionamento dei vari Comitati aziendali.
Sono stati introdotti Nuovi protocolli di processo e di funzionamento operativo per l’area aziendale “Approvvigionamenti” e per la pianificazione delle “Procedure di Gara”.

Sviluppo organizzativo e sviluppo professionale

Sul fronte dello Sviluppo organizzativo è stato effettuato un diagnostico specifico per ottenere suggerimenti e fornire i driver dell’evoluzione organizzativa, mentre per lo Sviluppo professionale si è ragionato sul “professional upgrading” della popolazione, con una survey ad hoc e focus group dedicati alla popolazione delle Segretarie e in seguito per “neo-assunti”.

Indagine sul cambiamento e sistemi di knowledge management

Lateralmente è stata effettuata un’ampia Indagine sul cambiamento organizzativo per capire la nuova sensibilità di orientamento della cultura interna da azienda privata ad azienda pubblica (su ~900 persone, il 50% della popolazione).
Per aumentare e capitalizzare l’utilizzo del know-how esistente in azienda è stato realizzato un progetto specifico che, tramite Strumenti di knowledge management, ha permesso di determinare, in collaborazione con altre società di consulenza esterna, sia gli indicatori-chiave (KPI) per aumentare la performance e i risultati di servizio pubblico, sia le linee-guida per i progetti aziendali del futuro, sia un Position paper specifico sul knowledge aziendale e un Know-how inventory per determinare la mappa delle conoscenze/competenze tecniche esistenti/necessarie.

Sistemi di incentivazione, politica retributiva e politiche aziendali, outsourcing

Durante tutto il periodo sono stati messi a punti Sistemi di incentivazione – MBO – per il Top Management con mappe di aree di risultato e matrici di interfinalità, basate sulla Balanced Scorecard, per determinare un Posizionamento retributivo del variabile di questi titolari, corredate anche da Diagnosi retributive dei primi riporti e dei quadri non in struttura e degli impiegati.
Nell’ultimo periodo si è lavorato ad una sistematizzazione dei vari protocolli e strumenti introdotti per arrivare ad una Politica aziendale di periodo, sul personale e l’organizzazione, ad un progetto di Miglioramento organizzativo dedicato all’esternalizzazione dei servizi in “outsourcing”, e alla realizzazione del modello completo delle Famiglie professionali “Produzione sw”, “Segreterie” e “Servizi Interni”. Collateralmente è stata predisposta la prima impostazione del Bilancio sociale che rientrava tra i nuovi compiti di Responsabilità sociale e Sostenibilità dell’azienda pubblica.