Per Epistema: Ricercare le migliori opportunità per il conseguimento degli obiettivi finali del cliente, analizzando le differenti identità e contesti aziendali e proponendo le metodologie più idonee Codificare le caratteristiche interne ed esterne di un organismo per specificare un’identità genetica Declinare requisiti, attributi e significati per ottenere un orientamento efficace Utilizzare simboli combinati per rappresentare comportamenti, indirizzi e concetti. Roma Per uno dei più importanti provider nazionali di informatica pubblica, Epistema ha fornito assistenza per 6 anni nello sviluppo della nuova strategia di azione dopo l’acquisizione da parte dello Stato (in-house). L’intervento ha previsto il supporto per la definizione del piano strategico, l’impostazione del modello organizzativo per aree, degli assetti e delle strutture macro e micro-organizzative, la messa a punto delle varie regole di funzionamento per i Comitati aziendali, l’analisi e la ristrutturazione di alcuni processi aziendali “core”, lo studio dello stato del knowledge-management aziendale, la definizione del sistema di famiglie professionali, dello sviluppo organizzativo e di criteri di outsourcing efficaci. Il percorso di consulenza fornito ha seguito l’andamento dell’azienda dal momento della sua acquisizione da parte dello Stato. I servizi forniti ad Agenzie pubbliche e cittadini sono rimasti prevalentemente invariati, con un aumento in qualità e quantità. In particolare sono stati adoperati solo i necessari strumenti, metodologie e sistemi che Epistema ha nel portafoglio di prodotti e servizi. All’inizio si è partiti da una Riflessione Strategica, tramite un brainstorming del Comitato Guida (AD e primi riporti), sia per la definizione della Mission aziendale e della Value proposition di medio periodo, per poi declinare i Valori-chiave di riferimento per tutta la popolazione. Contemporaneamente è stato prodotto un Interim report della situazione alla data per impostare le necessarie ipotesi di sviluppo e il sostegno delle iniziative di business/servizio pubblico, in essere e future, tramite una Business analysis ad hoc e il supporto alla realizzazione e redazione del piano strategico triennale. Per il vertice aziendale sono state poi prodotte una serie di Governance roadmaps per quanto riguardava il D.Lgs 231/2001, il Codice Etico, il Comitato Sicurezza, l’analisi dei rischi e i relativi controlli. Durante il percorso, dall’inizio, è stata prodotta una prima versione della macrostruttura e poi revisionati più volte una serie di [Modelli e manuali organizzativi], tramite specifici template legati ai [Modelli di funzionamento organizzativo] e studi sul [Dimensionamento organici] di varie Aree e Funzioni aziendali critiche, anche dedicate a clienti pubblici specifici. Sono stati anche predisposti specifici strumenti denominati [Comitati e team democratici] per il funzionamento dei vari Comitati aziendali. Sono stati introdotti [Nuovi protocolli di processo] e di funzionamento operativo per l’area aziendale “Approvvigionamenti” e per la pianificazione delle “Procedure di Gara”. Sul fronte dello [Sviluppo organizzativo] è stato effettuato un diagnostico specifico per ottenere suggerimenti e fornire i driver dell’evoluzione organizzativa, mentre per lo [Sviluppo professionale] si è ragionato sul “professional upgrading” della popolazione, con una survey ad hoc e focus group dedicati alla popolazione delle Segretarie e in seguito per “neo-assunti”. Lateralmente è stata effettuata un’ampia [Indagine sul cambiamento] organizzativo per capire la nuova sensibilità di orientamento della cultura interna da azienda privata ad azienda pubblica (su ~900 persone, il 50% della popolazione). Per aumentare e capitalizzare l’utilizzo del know-how esistente in azienda è stato realizzato un progetto specifico che, tramite [Strumenti di knowledge management], ha permesso di determinare, in collaborazione con altre società di consulenza esterna, sia gli indicatori-chiave (KPI) per aumentare la performance e i risultati di servizio pubblico, sia le linee-guida per i progetti aziendali del futuro, sia un Position paper specifico sul knowledge aziendale e un [Know-how inventory] per determinare la mappa delle conoscenze/competenze Durante tutto il periodo sono stati messi a punti [Sistemi di incentivazione] – MBO – per il Top Management con mappe di aree di risultato e matrici di interfinalità, basate sulla Balanced Scorecard, per determinare un [Posizionamento retributivo] del variabile di questi titolari, corredate anche da [Diagnosi retributive] dei primi riporti e dei quadri non in struttura e degli impiegati. Strategia
DNA
Blueprint
Codici
Case Study
Il cliente
Settore: Informatica Pubblica
Obiettivi
Aumentare l‘efficienza e la continuità del servizio
Percorso di lavoro e protocolli
Allineamento Top Management, Strategia e Sistemi di Governance
Modelli organizzativi, organici e processi aziendali
Sviluppo organizzativo e sviluppo professionale
Indagine sul cambiamento e sistemi di knowledge management
tecniche esistenti/necessarie. Sistemi di incentivazione, politica retributiva e politiche aziendali, outsourcing
Nell’ultimo periodo si è lavorato ad una sistematizzazione dei vari protocolli e strumenti introdotti per arrivare ad una [Politica aziendale] di periodo, sul personale e l’organizzazione, ad un progetto di [Miglioramento organizzativo] dedicato all’esternalizzazione dei servizi in “outsourcing”, e alla realizzazione del modello completo delle [Famiglie professionali] “Produzione sw”, “Segreterie” e “Servizi Interni”. Collateralmente è stata predisposta la prima impostazione del Bilancio sociale che rientrava tra i nuovi compiti di [Responsabilità sociale e Sostenibilità] dell’azienda pubblica. Risultati
Cosa Facciamo
Mission
Vision
Valori
Cultura Organizzativa
Core Competencies
Riflessione Strategica
Business Analysis
Fattori critici di successo
Organizational effectiveness
Value Proposition
Stili manageriali
Governance roadmaps
Responsabilità sociale e Sostenibilità
Politica Aziendale